Artykuł pochodzi z serwisu Event-Plus.pl

Co to jest "Event Plus"?

Odpowiedź na tytułowe pytanie dla jednych jest oczywista, dla niektórych niejasna, a część osób zapewne nie wie na ten temat nic. A szkoda wydaje się być tym większa, jeśli te osoby są w organizacji odpowiedzialne za działania motywacyjne lub szkoleniowe. Formuła „event plus” jest bowiem urzeczywistnieniem postulatu „płać za jedno, otrzymaj dwa”, a samą nazwę rozwinąć możemy roboczo jako „event i coś jeszcze”. Słowem: idealne rozwiązanie na recesję, ale nie tylko – po prostu optymalizacja wydatków w sektorze zarządzania personelem.

Formuła "Event Plus" jako narzędzie zarządzania personelem

Formuła „Event Plus” opiera się na założeniu, że większość przedsięwzięć przynosi lepsze efekty wykorzystując synergię z innymi przedsięwzięciami czy zjawiskami niż bez nich.
Odnosząc się do eventów zlecanych (a więc oczywiście także opłacanych) przez przedsiębiorstwa formuła „Event Plus” zamyka się w stwierdzeniu, że można wydatkować spore środki na byle jaką imprezę dla pracowników i z założenia nie osiągnąć niczego polu działań motywacyjnych lub wydać środki na przemyślane i staranne zaplanowane działanie i zrealizować cel na zasadach analogicznych jak w przypadku szkoleń. Słowem: zapłacić za imprezę, a dostać coś więcej niż tylko impreza.
Jak w takim razie zamiast „zwykłej” imprezy przygotować i zrealizować „imprezę z plusem”? Z pomocą przychodzi tutaj metodyka szkoleniowa i postępowanie analogiczne do szkoleniowego. Mamy więc fazę analogiczną do fazy RAPS (rozpoznanie i analiza potrzeb szkoleniowych), lecz oczywiście nie dotyczącą braków w wiedzy czy w kompetencjach pracowników, lecz odnoszącą się do sfery ich motywacji.
Ważnym elementem – znowu analogicznie do procesu planowania szkolenia – jest określenie celów imprezy, czyli właśnie owego „PLUS”. Często „cel” imprezy jest opisywany przez osoby decyzyjne, jako umożliwienie wspólnej zabawy, odreagowanie, czasem wręcz jako konieczność wydania środków z puli socjalnej. Z punktu widzenia nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi takie ujęcie „celu” jest niewłaściwe i w ogóle nie ma odniesienia ani do nauki ani do praktyki zarządzania personelem.

Dlaczego w ogóle robić eventy?

Będąc menedżerem personalnym warto zadawać sobie czasem także pytania na pozór retoryczne. Pytanie o celowość eventów w ogóle może jawić się jako nie wymagające odpowiedzi, jednak w sytuacji recesji lub po prostu w procesie optymalizacji wydatków w organizacji warto je sobie zadać.
Event jest – a na pewno powinien być – swoistą inwestycją w zasoby ludzkie organizacji. Nierzadko jest tylko obowiązkowym wydatkiem (np. z Funduszu Socjalnego), a nie przemyślaną inwestycją. Ale choć większość menedżerów personalnych bez trudu wyznaczy motywacji finansowej pracowników nie najważniejsze miejsce¹ wśród motywatorów, o tyle całkiem spora grupa na wydatki na eventy patrzy jak na zło konieczne nie widząc w tym potencjalnie ważnego motywatora. Część menedżerów personalnych spogląda na eventy jako na coś niepotrzebnego, na co należy – zgodnie z niechlubną tradycją minionej epoki – wydatkować środki z budżetu socjalnego. Odpowiedzią na takie zapotrzebowanie są więc często pikniki rodem z PRL, a nie nowoczesne działania integracyjne.
Przemyślana polityka personalna organizacji przewiduje dla eventów niemałą przydatność jako narzędzia dodatkowo motywującego czy wspomagającego budowanie lojalności pracowniczej². Mając wiedzę o ograniczonej przydatności motywatora finansowego polityka personalna takiej organizacji sytuuje dobrze zaplanowane eventy na równi z działaniami szkoleniowymi. Kategoria “dobrze zaplanowany event” jest oczywiście skrótem myślowym – chodzi o event, którego cele są uświadomione przez osobę decyzyjną (!) i podporządkowane celom polityki organizacji (np. budowaniu lojalności, nagradzaniu itd.) Nie jest to równoznaczne ze stwierdzeniem, że eventami można zastąpić szkolenia – byłoby to kuriozalne, gdyż działania te są odpowiedzią na zupełnie inne potrzeby. Można jednak zauważyć w niektórych organizacjach tendencje do traktowania szkoleń jako swoistych nagród czy sposobu łagodzenia napięć (wedle zasady, że pracownik wysłany na szkolenie będzie czuł się doceniony czy dostrzeżony). A przecież mówiąc o motywacji czy budowaniu lojalności nie powinno się ograniczać do potrzeb finansowych czy wiedzowych.
Można nieco uprościć odpowiedź na postawione wcześniej pytanie i stwierdzić, że eventy robi się dla przyjemności pracowników. I choć odpowiedź ta nie jest ani trochę naukowa, to jednak oddaje w zdroworozsądkowy sposób motywacje osób decyzyjnych. Formuła „event plus” zakłada jednak, że event powinien być częścią działań z pogranicza motywacji, nagradzania i szkolenia. Dobrze zaprojektowany „event plus”³ może być częścią procesu szkoleniowego (czasem używa się wtedy terminu „szkolenie plus”) albo długofalowego procesu budowania lojalności pracowniczej. Musi on jednak mieć wyznaczone cele, często przy użyciu metodyki podobnej do tej, którą wykorzystuje się przy określaniu potrzeb szkoleniowych.

Cele eventów

Główną cechą odróżniającą podejście do organizacji eventów według formuły „event plus” od podejścia bezrefleksyjnego jest uświadomienie sobie, że event powinien być działaniem celowym, a więc że event musi mieć założone ściśle określone cele. Osiąga się to poprzez proces analogiczny do rozpoznania i analizy potrzeb szkoleniowych i podobnie jak RAPS także nierzadko jest wykonywany w niewłaściwy sposób prowadząc – co oczywiste – do niewłaściwych wyników. Jeżeli jednak „rozpoznanie potrzeb” i wyznaczenie celów zostało przeprowadzine w sposób właściwy, to tylko wtedy będzie można powiedzieć, że event jest częścią przemyślanej polityki personalnej. Cele te są powszechnie znane, jak jednocześnie masowo pomijane, a mogą nimi być:

Jakie imprezy mogą być realizowane w formule "Event Plus"?

Odpowiedź na tak zadane pytanie brzmi: wszystkie. Różnicą pomiędzy podejściem „plus” a klasycznym podejściem do realizacji imprez nie jest rodzaj eventu, różnicą jest jego właściwe zaplanowanie. Oczywiście niektóre rodzaje aktywności są lepsze dla uzyskania efektu synergii, lecz rozpatrywane winno być to dla konkretnej grupy.
Świetną formą realizacji imprez „event plus” są fabularne gry terenowe. Są to imprezy, w których wszystkie formy aktywności obracają się wokół narzuconej fabuły, a uczestnicy pokonując przeszkody podążają do wskazanego celu. Powodem tego jest łatwość doboru poszczególnych form aktywności uczestników z użyciem identycznych metod jak przy projektowaniu szkolenia outdoor.
Tematyka imprez fabularnych jest rozmaita – od przygodowych poprzez bajkowe aż do fantastycznych, co umożliwia zastosowanie zróżnicowanych zadań dostosowanych do specyfiki grupy (a więc do liczebności, struktury wiekowej i płciowej, preferencji odnośnie realizowanych konkurencji rekreacyjnych czy wreszcie do założonego budżetu imprezy). Ta rozmaitość i oderwanie od „poważnych tematów” powoduje, że uczestnicy „wystawiają” się na subtelne oddziaływanie eventu analogicznie do szkoleń outdoorowych, w których forma wydaje się być często bardzo daleka od tematyki (np. rejs jachtem dla grupki kilku menedżerów jako ich outdoor training z zakresu komunikacji, zarządzania sobą w czasie i działania w stresie⁴). Wielką zaletą gier terenowych jest skalowalność ich stopnia trudności (można zaprojektować grę bez jakichkolwiek elementów sportów ekstremalnych lub z nimi).
Kilkakrotnie wspomniane podobieństwo „event plus” do szkolenia outdoor dotyczy jednak głównie fazy planowania i oceny (a więc rozpoznania potrzeb, selekcji celów, projektowania eventu i jego ewaluacji), ale niekoniecznie realizacji. Impreza typu „event plus” nie musi bowiem wcale odbywać się wśród przyrody, lecz może to być równie dobrze event oparty o warsztaty dotyczące dress code'u pewnej firmy. Cały event odbywał się w obiekcie hotelowo-konferencyjnym i koncentrował się na warsztatach i rozbudowanej imprezie wieczornej (ze scenariuszem i interakcją uczestników). Realizacja ta została przedstawiona na konferencji event menedżerów⁵ jako przykład synergii komponentów szkoleniowego (wykład na temat zasad dress code), warsztatowego (wypracowanie nowego dress code'u z udziałem pracowników firmy) i imprezowego (projektowanie i wykonanie kreacji zgodnych z zasadami) i jest modelowym przykładem formuły ”event plus”.

Impreza typu „event plus” a szkolenie outdoor

Ustaliliśmy już, że impreza typu „event plus” ma pewne cechy wspólne ze szkoleniami outdoorowymi, ale nie jest szkoleniem ani nawet nie musi odbywać się „wśród przyrody”. Przyszedł więc czas na zebranie kilku wyróżników, którymi można opisać ideę „event plus”, by zróżnicować ją od szkoleń outdoor (różnice wobec „zwykłych” eventów wskazane są wcześniej).
Najważniejszą różnicą – zresztą zawartą już w nazwie – jest to, że impreza w formule "event plus" jest imprezą integracyjną, a nie szkoleniem integracyjnym. Główna różnica leży w sposobie realizacji tego przedsięwzięcia: chociaż zakładana jest synergia działań, pewna nadwyżka (czyli właśnie ten „plus”), to nie musi być tak ściśle przestrzegany plan działań będący nadal scenariuszem imprezy, a nie harmonogramem szkolenia. Podczas realizacji grupy uczestników są „obsługiwane” przez animatorów i instruktorów sportowych, a nie przez trenerów-szkoleniowców. Ideą jest zabawa, a „efektem ubocznym” ma być osiągnięcie celów z zakresu zarządzania personelem (a więc np. integracja, motywacja, efekt komunikacyjny). Brak jest także informacji zwrotnej ze strony trenerów (skoro nie biorą udziału), co jest kolejną różnicą wobec szkolenia outdoorowego. Można oczywiście zapewnić obecność trenerów czy realizację celów według założeń szkoleniowych, jednak nie będzie wtedy już można mówić o imprezie, lecz o szkoleniu integracyjnym czy komunikacyjnym (czy jakimkolwiek innym) realizowanym metodą outdoorową (jeżeli realizacja przebiegałaby „w terenie”) lub warsztatową.

Podsumowanie

Realizacja imprez w formule „event plus” jest urzeczywistnieniem światowego trendu do całościowego traktowania procesów związanych z zarządzaniem zespołami ludzkimi.
Realizując imprezę firmową zaspokajamy potrzeby natury integracyjno – motywacyjnej przy jednoczesnej synergii wynikającej z spójności celów szkoleń miękkich i umiejętności przebywania w grupie w sytuacjach nieformalnych. Jednocześnie więc nie zlecając szkolenia z zakresu team-buildingu czy nie organizując formalnego spotkania dla wyjaśnienia czy rozładowania napięć w zespole, zleceniodawca otrzymuje produkt będący połączeniem imprezy i spotkania dotyczącego poważnych, istniejących lub potencjalnych problemów.
Imprezy tak realizowane powinny być dobrze zaplanowane i zrealizowane według metodyki analogicznej jak w przypadku szkoleń kompetencji miękkich, z którymi mają wiele wspólnego.
Formuła „event plus” zakłada, że impreza może realizować cele z zakresu:

• integracji zespołu,
• motywacji pracowników,
• nagradzania i wyróżniania,
• komunikacji wewnętrznej.

Jeżeli zainteresowała Państwa tematyka "event plus" zachęcamy do kontaktu z naszymi trenerami.

¹ Badanie satysfakcji pracowników z 2006 r. (Interaktywny Instytut Badań Rynkowych i portal Pracuj.pl), pokazało, że w pięciopunktowej skali pracownicy najwyżej ocenili odpowiedzialność (4,74 pkt.), możliwość awansu i rozwoju (4,6 pkt.) oraz atmosferę w pracy (4,54 pkt.). Na kolejnych miejscach znalazły się relacje z przełożonymi (4,49 pkt.), jasne reguły oceny (4,17 pkt.) oraz samodzielność i możliwość inicjatywy (4,12 pkt.). W roku 2007 przy okazji tego samego badania, pracownicy odpowiadając na pytanie: „Co szczególnie motywuje Pana(ą) do pracy w firmie, w której jest Pan(i) obecnie zatrudniony(a)?” – powiedzieli, że zaraz po elemencie płacowym są to: zgrany zespół, atmosfera w pracy (48,8%) oraz rozwój i zdobywanie doświadczenia zawodowego (46,9%).

² Pojęcie lojalności pracowniczej wielowymiarowo opisuje Katarzyna Piórkowska-Wojciechowska w artykule Wybrane psychologiczne uwarunkowania kształtowania lojalności pracowniczej, [w:] Management Forum 2020: Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania strategicznego

³ Sformułowanie “event plus” nie zakłada istnienia bytu innego niż “zwykłe” eventy, lecz modyfikację podejścia do roli eventów w zarządzaniu personelem.

⁴ Jest to autentyczny przykład przywoływany przez jednego z czołowych polskich trenerów outdoor.

⁵ Konferencja Event Managers Club, Warszawa, 5.11.2008 r.